Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website (himmelfreund.de, himmelfreund.com, himmelfreund.net), auf himmelmail.de sowie im E-Mail-Dienst Himmelmail im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Himmelfreund DP GmbH
Wilhelmstraße 32
51379 Leverkusen
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Marco Antonio Di Prato
Telefon: +49 (0)214 76073983
E-Mail: datenschutz@himmelfreund.de
Registergericht: Amtsgericht Köln, HRB 108115
USt-IdNr.: DE359534246

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Herr Maximilian Klaus
c/o Himmelfreund DP GmbH
Wilhelmstraße 32
51379 Leverkusen
E-Mail: datenschutz@himmelfreund.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Erbringung unserer Leistungen (Webhosting, Domains, Server, Software, KI-Lösungen) oder aufgrund Ihrer Einwilligung erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen

Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB acht bzw. zehn Jahre auf; Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Kundendaten löschen wir nach Vertragsende, soweit keine solche Pflicht entgegensteht.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf eigenen Servern der Himmelfreund DP GmbH betrieben. Die Server stehen in unserem eigenen Rechenzentrum sowie in einem angemieteten Rechenzentrum (Colocation), beide in Deutschland. Eine Übermittlung an einen externen Hosting-Anbieter findet nicht statt. Der Betreiber des angemieteten Rechenzentrums stellt lediglich Fläche, Strom und Netzanbindung bereit und hat keinen Zugriff auf die gespeicherten Daten.

Abweichend davon laufen unser E-Mail-Dienst Himmelmail und die Website himmelmail.de auf einem gemieteten Server bei der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 7).

Beim Aufruf der Website speichert der Server automatisch folgende Daten in Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem

Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Stabilität und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, außer ein Sicherheitsvorfall erfordert eine längere Aufbewahrung.

4. Website-Nutzung, Kontakt und Kundenkonto

Cookies

Unsere Website und unser Kundencenter setzen technisch notwendige Cookies, etwa für die Sitzung, den Warenkorb, die Sprachwahl und den Login. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Diese Cookies werden spätestens beim Schließen des Browsers bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht.

Nicht notwendige Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen.

Besucherstatistik

Um die Nutzung unserer Website auszuwerten und sie zu verbessern, führen wir eine Besucherstatistik. Die Statistik betreiben wir selbst auf unseren eigenen Servern; die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit, Referrer, Browser, Betriebssystem und eine gekürzte IP-Adresse. Die Statistik läuft nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Google Analytics und Google Tag Manager

Zusätzlich nutzen wir mit Ihrer Einwilligung in die Cookie-Kategorie „Analyse“ den Google Tag Manager und Google Analytics 4. Anbieter für Nutzer in der EU ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Der Google Tag Manager ist ein Werkzeug, mit dem wir Messcodes auf unserer Website verwalten. Er selbst legt keine Cookies an und wertet keine Nutzerdaten aus. Beim Laden wird aber eine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut, dabei wird Ihre IP-Adresse übermittelt. Wir laden den Tag Manager deshalb erst, wenn Sie eingewilligt haben.

Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, damit wir Inhalte und Angebote verbessern können. Dafür werden u. a. folgende Daten verarbeitet:

• aufgerufene Seiten, Verweildauer, Klicks und Scrolltiefe
• Herkunft des Besuchs (z. B. Suchmaschine oder verlinkende Website)
• ungefährer Standort (Land, Region, Stadt), abgeleitet aus der IP-Adresse
• technische Angaben wie Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung und Gerätetyp
• eine zufällige Kennung (Client-ID), mit der wiederholte Besuche erkannt werden

In Google Analytics 4 werden IP-Adressen aus der EU nicht gespeichert; sie werden nur kurzzeitig zur Bestimmung des ungefähren Standorts verwendet. Wir können Sie anhand dieser Daten nicht persönlich identifizieren und führen sie nicht mit anderen Daten, etwa Ihrem Kundenkonto, zusammen. Google Signals und Werbefunktionen sind in unserem Analytics-Konto deaktiviert.

Google Analytics setzt folgende Cookies:

Die erhobenen Daten werden in Google Analytics nach 14 Monaten automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung wird weder der Google Tag Manager noch Google Analytics geladen. Mit Google haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen. Google Analytics wird dann nicht mehr geladen, und die Analytics-Cookies in Ihrem Browser werden gelöscht. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

Kontakt per E-Mail, Telefon oder Formular

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Telefonnummer, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten nach abschließender Bearbeitung, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Kundenkonto, Bestellung und Support

Für Bestellungen und die Vertragsabwicklung legen Sie ein Kundenkonto an. Wir verarbeiten dabei Name, Firma, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer, Zahlungs- und Rechnungsdaten, Vertrags- und Nutzungsdaten sowie Support-Anfragen (Tickets). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

Für gemeinnützige Organisationen und Vereine prüfen wir zur Gewährung des Vereinsrabatts einen Nachweis (Freistellungsbescheid oder Vereinssatzung), den Sie per E-Mail an charity-start@himmelfreund.de senden. Wir speichern ihn für die Dauer des Vertrags und der steuerlichen Aufbewahrungsfrist.

Fernwartung

Bei Einrichtung, Umzug oder Support nutzen wir auf Ihren Wunsch Fernwartung über AnyDesk, TeamViewer oder Zoom. Dabei können wir Inhalte Ihres Bildschirms sehen. Die Sitzung startet nur, wenn Sie sie aktiv freigeben; wir zeichnen sie nicht auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Anbieter verarbeiten Verbindungsdaten in eigener Verantwortung bzw. als Auftragsverarbeiter; es gelten ergänzend deren Datenschutzhinweise.

Partnerprogramm

Nehmen Sie an unserem Partnerprogramm teil, verarbeiten wir Ihre Stammdaten, Bankverbindung für Provisionsauszahlungen sowie die über Ihren Partnerlink vermittelten Bestellungen. Zur Zuordnung von Empfehlungen setzen wir mit Ihrer Einwilligung ein Cookie mit einer Laufzeit von 90 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Tracking-Cookie § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Zahlung, Domains und Daten unserer Kunden

Zahlungsdienstleister

Für die Zahlungsabwicklung geben wir die erforderlichen Zahlungsdaten an den von Ihnen gewählten Zahlungsdienstleister weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für SEPA-Lastschriften verarbeiten wir Kontoinhaber, IBAN und Mandatsreferenz und übermitteln sie zum Einzug an unsere Bank.

Stripe und PayPal können Daten an ihre Muttergesellschaften in den USA übermitteln (Stripe, Inc. bzw. PayPal, Inc.). Beide sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Beide Anbieter verarbeiten Zahlungsdaten zudem zur Betrugsprävention in eigener Verantwortung.

Domainregistrierung

Wenn Sie eine Domain über uns registrieren, übermitteln wir die Inhaberdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon) an die zuständige Registrierungsstelle, z. B. die DENIC eG für .de-Domains, sowie gegebenenfalls an einen von der ICANN akkreditierten Registrar. Das ist für die Registrierung zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei generischen und manchen Länder-Endungen kann die Registrierungsstelle außerhalb der EU sitzen; die Übermittlung erfolgt dann nach Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung. Ob Inhaberdaten öffentlich im WHOIS bzw. RDAP erscheinen, richtet sich nach den Regeln der jeweiligen Registrierungsstelle.

Daten auf gehosteten Diensten

Daten, die Sie selbst oder Ihre Nutzer auf Webspace, Servern oder in E-Mail-Postfächern bei uns speichern, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich dafür sind Sie als Kunde. Den Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir Ihnen im Kundencenter zum Download zur Verfügung. Diese Datenschutzerklärung gilt dafür nicht.

6. Drittdienste, Empfänger und Drittländer

Eingebundene Dienste

Mit Ausnahme von Google Tag Manager und Google Analytics, die nur mit Ihrer Einwilligung geladen werden (siehe Abschnitt 4), binden wir auf unserer Website keine Dienste Dritter ein. Formulare, Schriften und alle übrigen Funktionen betreiben wir selbst auf unseren eigenen Servern. Ohne Ihre Einwilligung werden beim Besuch der Website daher keine Daten an Drittanbieter übertragen.

Empfänger

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen: unsere Mitarbeiter, Registrierungsstellen und Registrar-Partner, Zahlungsdienstleister, unser Steuerberater, für Himmelmail unser Rechenzentrumsbetreiber Hetzner (als Auftragsverarbeiter) sowie Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht. Externe Dienstleister setzen wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein.

Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt (z. B. EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Anbieter), Standardvertragsklauseln vereinbart sind oder eine Ausnahme nach Art. 49 DSGVO greift.

7. Himmelmail (himmelmail.de)

Für unseren E-Mail-Dienst Himmelmail und die Website himmelmail.de gelten die Angaben dieser Datenschutzerklärung mit folgenden Besonderheiten.

Hosting

Himmelmail und die Website himmelmail.de laufen auf einem dedizierten Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Wir betreiben ihn selbst; Hetzner stellt Hardware, Strom und Netzanbindung bereit. Die Datenträger des Servers sind vollständig verschlüsselt. Soweit Hetzner dabei mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen kann, ist Hetzner unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für die Server-Logfiles von himmelmail.de gilt Abschnitt 3 entsprechend (Löschung nach 14 Tagen).

Website himmelmail.de

Die Website himmelmail.de setzt keine Cookies, führt keine Besucherstatistik und bindet keine Dienste Dritter ein – keine Analyse-Werkzeuge, keine externen Schriften, keine Skripte. Die Angaben in Abschnitt 4 zu Cookies, Besucherstatistik und Google Analytics gelten für himmelmail.de nicht.

Das Webmail (webmail.himmelmail.de), der Kundenbereich (kunden.himmelmail.de) und die Anmeldeseite (sso.himmelmail.de) setzen technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Sitzung (§ 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Sie werden beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht.

Inhalte der Postfächer

E-Mails, Kalender, Kontakte und sonstige Daten in Himmelmail-Postfächern verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 5, „Daten auf gehosteten Diensten“). Für kirchliche Kunden schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag auch nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) bzw. dem EKD-Datenschutzgesetz (DSG-EKD).

Spam- und Virenprüfung

Ein- und ausgehende E-Mails werden automatisch auf Spam und Schadsoftware geprüft. Dabei werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und Anhänge maschinell analysiert; eine Kenntnisnahme durch Mitarbeiter findet dabei nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Protokolle des Mailverkehrs

Zur Zustellung, Fehlersuche und Missbrauchsabwehr protokollieren unsere Mailserver Verbindungsdaten (IP-Adressen der beteiligten Server, Absender- und Empfängeradresse, Zeitpunkt, Größe, Ergebnis der Spamprüfung, Zustellstatus), nicht aber den Inhalt der Nachrichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht.

Zugriff durch KI-Assistenten (MCP)

Wenn Sie einen KI-Assistenten über unseren MCP-Server mit Ihrem Postfach verbinden, übermitteln wir die Inhalte, die der Assistent im Rahmen Ihrer Freigabe abruft, an den Anbieter des Assistenten. Das geschieht nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung und nur im von Ihnen festgelegten Umfang; Sie können die Freigabe jederzeit im Kundenbereich widerrufen. Für die weitere Verarbeitung ist der Anbieter des Assistenten verantwortlich; es gelten dessen Datenschutzhinweise. Sitzt der Anbieter außerhalb der EU bzw. des EWR, erfolgt die Übermittlung auf Ihre Anweisung zur Erfüllung des Vertrags.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser.

Pflicht zur Bereitstellung

Für einen Vertrag mit uns benötigen wir die im Bestellprozess als Pflichtfeld markierten Daten. Ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026